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Trabajo en equipo, gestionando la delegación de tareas

de Moviéndonos de Jose M. Cestero

Cuando en nuestro trabajo necesitamos coordinarnos con otras personas para cumplir los objetivos, organizar nuestra rutina diaria, tener controladas nuestras obligaciones y desarrollar un método propio o adaptar otro a nuestras necesidades particulares es sólo el primer paso, antes o después surge la primera piedra en el camino, las tareas que tenemos que delegar y que con frecuencia necesitan realizarse para permitinos seguir adelante con la lista de pendientes. La gestión de las tareas delegadas es ciertamente compleja, sobre todo cuando las personas que deben realizarlas no utilizan las mismas herrramientas que tú en su trabajo diario, lo que hace complicado integrarlas en nuestro flujo y tenerlas controladas.

Muchos de los que utilizamos sistemas de organización como GTD o similares sufrimos lo que podríamos llamar el “síndrome de la bandeja llena”, necesitamos ir cumpliendo lo que nos habíamos marcado (al menos en su mayor parte) para terminar el día disfrutando de cierta satisfacción por el deber cumplido y, al menos en mi caso, las tareas que he delegado suelen representar una auténtica china en el zapato que en muchas ocasiones me impide conseguirlo.

Si la persona o personas que tienen que llevarlas a cabo son serias, bastará con crear la tarea, anotarla como correspondiente a otro y marcar la fecha límite en la que debe estar realizada para que no desmonte nuestra programación. El problema viene cuando no tratamos con personas cumplidoras, que suelen retrasarse, despistarse y dejar para el final todo lo que no consideran importante (como lo que les encargamos que hagan). Tenemos por delante toda una labor de “engrase” para la que vamos a hacer un repaso rápido a algunas ideas que pueden resultar útiles.

• Explicar la importancia del encargo: no es lo mismo decirle a alguien “necesito este contrato para el viernes” que explicarle que hay que elaborar el contrato para el viernes porque el sábado entregarás el borrador al cliente, es una operación muy beneficiosa para la empresa y de no estar ese día tenemos posibilidades de que se eche a perder. Los seres humanos no nos sentimos a gusto actuando como autómatas, nos gusta que nos tengan en cuenta, que se nos considere para obligaciones importantes y conocer los motivos e implicaciones del trabajo que realizamos.


• Estar al tanto de los progresos: pendientes pero sin agobiar. Depende mucho del tipo de personas con el que trabajemos. Habrá casos en los que no será necesario, si tenemos la suerte de contar con colaboradores lo suficientemente responsables para no tener que controlarlos, pero no está de más interesarnos por la marcha del asunto sin esperar a soltar la bronca si llegada la fecha de entrega no está finalizado. Establecer algún sistema de recordatorios antes de la fecha límite es fundamental para ayudarnos a estar encima del tema y evitar las prisas de última hora.


• Ayudar con el método: nadie nace aprendido, y es posible que al igual que nos ha ocurrido a nosotros estas personas necesiten revisar su sistema de organización. Anímate y evangeliza un poco, háblales de lo que tú has hecho y como te ha servido para ser más productivo. Recuerda lo que te costó a ti conseguirlo (y quizá aún te cuesta).


• Establecer un sistema común de organización: si la colaboración con estas personas es continua, intenta utilizar una herramienta de trabajo común para todos vosotros, algún tipo de gestor de proyectos o similar, con la que puedas tanto gestionar las tareas como los recordatorios, comunicaciones, etc. Es complicado, pero si se consigue el éxito en lo sucesivo está prácticamente garantizado.

Ventana externa

No es una lista completa y no son útiles para todas las situaciones, pero desde luego ayudan. Conseguir que cualquier equipo trabaje como una máquina bien engrasada es toda una ciencia, casi un arte diría yo, que requiere de paciencia, comprensión y algo de tiempo para que todo encaje como debe. Ser capaces de comunicar la importancia del papel de cada uno en el equipo y encontrar el ritmo y las herramientas adecuadas para hacerlo funcionar son pasos fundamentales para conseguirlo,

Vídeo | Yoriento
Foto | waqq66
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