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s2t2 -Claves para mantener reuniones productivas

Claves para mantener reuniones productivas

Las reuniones en las empresas son unos de los “agujeros negros” de la Productividad personal y grupal. Es un tema complejo que requiere una elaboración mucho más allá de un simple artículo y que generalmente está muy condicionado por la particularidad de tu equipo, tu actividad o tu negocio.

Por ello he recogido algunos consejos o pistas que creo pueden funcionar en cualquier entorno y que pueden aplicarse en casi cualquier empresa. Es posible que pienses que algunas de estas recomendaciones no están en tu mano, bien porque no eres tú quien convoca la reunión o simplemente porque quien “manda” es tu jefe.

Siempre podemos hacer algo y mejorar el entorno y las condiciones de la reunión: hablar con nuestros compañeros, hacerles ver las ventajas y los beneficios de estas medidas, compartirlas también con nuestro jefe y ser entusiasta… y, desde luego, en lo que a nosotros respecta, aplicarnos estas y otras medidas para mejorar cada día en nuestras reuniones.

1Objetivos claros antes empezar

No hay nada peor que recibir un email que diga “vamos a vernos a las 11:00 para tratar varios temas pendientes”. “¿Y este qué querrá ahora?”… Seguro que más de una vez hemos oído esa frase o incluso la hemos pronunciado nosotros mismos.

Ser claros y precisos con el propósito de la reunión es facilitar su éxito mucho antes de que comience. Si vamos a tratar un conflicto o un problema que nos hemos encontrado en nuestro proyecto o el lanzamiento de un nuevo producto, comuniquémoslo clara y abiertamente. Todos sabrán a qué atenerse, llevarán su material preparado, habrán pensado en alguna idea y una vez comenzada la reunión evitarás tener que hacer una larga introducción que se podría haber evitado previamente.

Si no eres tú quien la convoca, intenta hacerle ver al responsable la importancia de saber qué asuntos vais a tratar. Todos estaréis mejor preparados y obtendréis mejores resultados, y él o ella serán los primeros beneficiados. Una vez más hay que actuar con iniciativa y ser proactivos.

2Convoca con unos minutos de antelación

No hay nada más molesto que el interminable goteo de personas que van llegando a la sala de reuniones y que impide comenzar la reunión a la hora. “Es que estaba atendiendo una llamada”, “es que he ido a por un café para la reunión”. Sea como fuere, rara vez comienzan a su hora y es fácil escuchar frases como: “¿quién falta?, ¿estamos todos?”

Si respetas y te preocupa tu tiempo, se puntual y respetuoso con la hora de la reunión. Y si los asistentes se empeñan en perpetuar la impuntualidad, intenta convocar la reunión cinco o siete minutos antes o bien hazle ver al responsable las ventajas e inteligencia de convocar a la gente unos minutos antes.

Ser claros y precisos con el propósito de la reunión es facilitar su éxito mucho antes de que comience.

3Declara los objetivos al comenzar

Si eres tú quien dirige la reunión, al comenzar puedes decir en voz alta los objetivos de la reunión pero ojo, hazlo de forma muy breve y directa. Si habéis cumplido el primer punto todos sabréis el propósito de la reunión pero es importante declararlo “en alto”. No des rodeos ni divagues. Marca uno, dos o tres puntos —objetivos— a cumplir empezando por la frase: “Al salir de esta sala tenemos que…”

Además, anima a los participantes a ser claros y precisos en sus intervenciones. Y si no eres tú quien conduce la reunión, aplícate la receta y trata de ser eficaz en tu participación. ¿Qué quieres contar? Dilo sin rodeos.

4Reuniones cortas pero frecuentes

Hay departamentos o equipos que pasan semanas sin reunirse y cuando lo hacen mantienen reuniones maratonianas de varias horas. Naturalmente en todo ese tiempo el nivel de atención de los asistentes va decayendo de forma paulatina, en la misma medida que las posibilidades de éxito de la reunión. Una reunión larga causa desánimo incluso antes de empezar: “Buff, ahora a meternos en la sala durante tres horas. Yo paso, pienso desconectar a los diez minutos”.

Las reuniones cortas pero más frecuentes predisponen mejor a los asistentes mucho antes de empezar pues saben que va a ser algo “indoloro”, eficaz y donde no se va a perder el tiempo. Además logran mantener un alto grado de atención y su regularidad permite hacer un seguimiento más detallado y preciso de un proyecto y sus frecuentes problemas. Todo es más directo y eficiente, no hay rodeos, prolegómenos y generalmente los objetivos finales y pasos a dar están más claros para todos.

5El material preparado y aprendido

Si alguien tiene que intervenir para hacer una presentación, exponer unos datos o explicar un problema que ha habido en la ejecución del proyecto, asegúrate que esa persona tiene el material preparado antes de la reunión. Es muy molesto ver cómo alguien se pone a preparar su material o a rebuscar entre sus papeles cuando ya estáis todos sentados y todos le estáis mirando.

Y desde luego, si eres tú la persona que ha de intervenir, estudia y prepara antes los datos y tu intervención. Se proactivo, inteligente y consecuente con tus objetivos personales y los de tu empresa.

Las reuniones cortas predisponen mejor a los asistentes pues saben que va a ser algo “indoloro” y eficaz y logran mantener un alto grado de atención en los asistentes.

6Toma notas activamente y concéntrate

Especialmente en las reuniones largas es muy fácil perder la concentración y dejar volar nuestros pensamientos muy lejos de la sala en la que estamos. Tanto para evitar estos despistes como para sacar lo mejor de la reunión, puedes tomar notas activamente de lo que dicen unos y otros, y concentrarte en la persona que está hablando, en cada una de sus palabras y frases.

Adicionalmente puedes recordar al empezar y durante la reunión por qué estás ahí, cuál es tu motivación personal y tus objetivos. Dale un sentido a esa tarea.

7¿De verdad tienes que asistir?

La solidaridad y el compañerismo son grandes tesoros personales pero meterte en una reunión sólo por si acaso te necesitan o para “ver qué se cuece” en ella, no son razones suficientes ni inteligentes para sacrificar otras tareas y actividades de las que seguramente deberías ocuparte.

Antes de decir “sí” a una reunión hazte estas sencillas preguntas: “¿de verdad me necesitan dentro?, ¿voy a aportar algo sustancial al grupo?, ¿voy a conseguir con esa reunión algo real y tangible para mis objetivos o mi proyecto?”

8Distracciones externas cero

Si está en tu mano intenta eliminar en lo posible cualquier distracción o interrupción externa. Los móviles en silencio, apagados o, mejor, fuera de la sala de reuniones. Comunica también que no os pasen ninguna llamada externa ni que os interrumpan mientras la puerta de la sala permanezca cerrada.

El portátil sobre la mesa está bien si es para tomar notas de verdad, pero si vamos a chatear por el messenger o Twitter mejor prescindir de ellos.

Antes de decir «sí» a una reunión pregúntate: «¿de verdad me necesitan dentro?, ¿voy a aportar algo sustancial al grupo?»

9Marca un tiempo para la reunión

“Reuniones que se alargan”… otro de los males que vivimos en muchas oficinas. Por supuesto que hay imprevistos, que el debate puede ser rico y las conversaciones o réplicas entre unos y otros pueden prolongar el tiempo fijado para la reunión. Pero si hemos cumplido la mayoría de los anteriores puntos tendremos muchas más posibilidades de evitar que se dilaten en exceso.

Al comienzo, al declarar el objeto y objetivos de la reunión, fija un tiempo máximo para la reunión e intenta cumplirlo a raja tabla. Si comenzáis a la hora, hacéis reuniones con frecuencia, tenéis preparado bien el material y las intervenciones son breves y directas, veréis que es mucho más fácil ajustarse al horario

10Objetivos “en voz alta” a la salida

Antes de abandonar la sala es muy importante que cada persona sepa claramente qué es lo que se espera de ella. Qué ha de hacer, cuándo, con quién y para qué fecha. Marcar objetivos a la salida es fundamental y hacerlos públicos más.

Es muy común que sea el jefe quien diga “tú tienes que hacer esto, tú lo otro…” Yo soy más partidario de una técnica que he comprobado funciona muy bien y es dejar los últimos 5 minutos de la reunión para hacer una “ronda” en la que cada uno de los participantes diga en voz alta su objetivo —compromiso—: “yo me voy a encargar de hablar con ese proveedor”, “yo prepararé la documentación y presentación para ese cliente”, “yo me ocuparé de seleccionar los currículos”, etc.

De este modo los objetivos quedarán nítidamente definidos y obtendréis un compromiso público de cada uno que supone un primer paso para hacer la tarea.

Una reunión no deja de ser una tarea dentro de un proyecto y siempre hay formas de mejorarlas.

11Las reuniones productivas son un “arte”

Hacer reuniones y lograr que sean productivas es algo que por norma general no te lo enseñan ni tus padres, ni en la escuela y mucho menos en la universidad. Nadie “nace aprendido”. Es algo que, como casi todo en Productividad, se va aprendiendo sobre la marcha, experimentando, probando, equivocándote, sugiriendo, aplicando… y sobre todo revisando y analizando.

Tanto si eres tú el responsable de las reuniones como si no, intenta que todos entiendan el valor de perseguir siempre las “reuniones productivas”. Una reunión no deja de ser una tarea dentro de un proyecto y siempre hay formas de mejorarlas. Analiza y revisa cómo te comportas tú en las reuniones pero promueve también la mejora en tus compañeros y jefes.

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s2t2 -Diez contrapropuestas de Buen Management como respuesta al Anti-Management

Diez contrapropuestas de Buen Management como respuesta al Anti-Management

Como comentásemos Gabriel Schwartz y este servidor en el post anterior, les dejamos con una serie de propuestas hechas por personas para las personas (los managers también son personas)… Podrán observar que para nada son prepotentes ni rebuscadas… y son más bien sencillas y pensadas en función de mejorar la relación entre la empresa y susempleados a través de la dirección.

No creemos que el Management deba ser desprestigiado, sólo porque algunos se equivoquen en su aplicación:

Diez contrapropuestas de Buen Management como respuesta al Anti- Management

1.- El Management se fundamenta en el ejemplo y no en un edicto de la norma. Por eso es importante ser coherente con lo que se pregona: La austeridad, por ejemplo, debe demostrarse con los hechos (incluidos los gastos particulares).

2.- La comunicación interna demuestra ser el mejor medio para transmitir el objetivo del proyecto, por lo que es también el mejor vehículo de Management. El uso de las nuevas herramientas 2.0 es un “must”.

3.- Las reuniones entre directivos y mandos medios generan un espacio que permite evacuar dudas y hacer sugerencias, así que hay que promoverlas. Los mandos medios deberán, a su vez, hacer circular esta información entre sus colaboradores y generar un “ida y vuelta” que permita llenar los vacíos/interrogantes que inevitablemente se generan.


4.- La sensación de que las decisiones que se toman son justas y necesarias, son las que promueven un sentimiento de pertenencia y orgullo y crean solidez. Por eso elManagement debe afianzar esa sensación.

5.- Comunicar el “por qué” de las decisiones aunque sean duras, eso es lo que las personas más valoran.

6.- Escuchar alternativas, valorar las sugerencias y reconocerlas, es la mejor forma de hacer Management (lo cual no equivale a aceptarlas, pero sí a considerarlas).

7.- Lo importante es ser cautos y honestos con las personas que componen la organización. Es importante no adelantarse a los hechos ni hacer falsas promesas para sostener artificialmente un clima de paz en el corto plazo.

8.- Como managers, debemos estar abiertos a ideas diferentes y a reflexionar sobre nuestras propias actitudes. Esta actitud marcará la diferencia durante los momentos más difíciles.

9.- Las situaciones que vivimos a diario deben servirnos para implementar nuevos recursos respecto a nuestro equipo, pares y superiores, incluyendo nuestros clientes y proveedores. Por lo que hemos de aprender con cada situación una lección.

10.- Como profesionales, debemos ser capaces de saber cambiar, y nunca tomar esta actitud adaptativa como un signo de debilidad. Por el contrario, hemos de integrarla a nuestras acciones como uno de los mensajes de mayor efectividad en nuestra gestión.

Reflexión: Los que trabajamos en empresas o asesorando a empresas, tenemos el verdadero pulso de lo que pasa allí adentro (laboralmente hablando), y sabemos muy bien si se está aplicando el Management de forma correcta o no, y es por eso que podemos emitir opiniones objetivas sobre la gestión de las personas dentro de las mismas, el resto es simple blogo-comedia.

Sería mucho más útil responder a las preguntas, que Andrés Ubierna hiciera hace unos días en su blog, haciendo referencia al mal uso del Management, las cuales dejamos como punto y final:

1) ¿Cuál es el impacto en la efectividad organizacional de estas incoherencias entre el discurso y el comportamiento?

2) ¿Qué hacemos, además de hablar de ellas y reírnos (hablar de ellas ya es una aporte de valor, y el humor una estrategia interesante para hacerlo) para disminuir esta distancia entre discurso y comportamiento?

Nosotros incluimos una más con el permiso de Andrés:

3) ¿Te inclinas por promover y aportar o te dedicas a quejarte?

El Management nunca había estado tan vigente como ahora.

Un agradecimiento a los directivos de las siguientes empresas que, a través de sus comentarios y reflexiones, colaboraron en la composición de estas diez máximas: Officenet-Staples, Grupo ISSUE, Nike de Argentina, CIBA Especialidades Químicas, Toyota Services y DHL Express.

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y2a -El teletrabajador se da cuenta de que prefiere la oficina

El teletrabajador se da cuenta de que prefiere la oficina

¿Hemos retrocedido en cuanto a la conciliación laboral?

Llevo un par de años promoviendo y hablando sobre el teletrabajo, tanto aquí en el blog como dentro de la empresa para la que trabajo.

Pero cuando finalmente se han hecho los primeros intentos de implementación efectiva y cuando parecía que la conciliación laboral empezaba a ser una realidad generalizada, han surgido los primeros inconvenientes.

Lo extraño es que ya no son los empresarios los que ponen obstáculos al teletrabajo, sino que ahora son los mismos empleados, los que han presentado problemas de adaptación al nuevo concepto de trabajar fuera del recinto de la empresa.


Al parecer, la ventaja que representa
trabajar cómodamente desde casa (o desde cualquier lugar fuera de la empresa) tiene otro matiz para los actuales teletrabajadores.

Después de un tiempo, que varía entre los 3 y 6 meses, y una vez que estas personas han experimentado, superado y asumido la etapa de:

“¡Qué bien, estoy trabajando desde casa… no más atascos ni más levantarme temprano… y se acabó lo de lidiar con mi jefe todo el día… estupendo, ahora trabajaré con albornoz y pantuflas!”

…han comenzado a descubrir ciertos aspectos negativos que les afectan desde un punto de vista “social”… y es que después de un tiempo, estas personas comienzan a echar en falta el ambiente socio laboral de la oficina, y empiezan a descubrir que les hace falta experimentar algo tan cotidiano como charlar con el colega de “al lado” o de interactuarsocialmente con sus compañeros de trabajo.

Tal vez ningún experto consideró el aspecto social negativo de trabajar en casa, y sólo se centraron en las ventajas paradigmáticas y supuestamente positivas (soñadas) de lo que significa trabajar desde la “comodidad del hogar”.

Tampoco se tomaron en cuenta otros aspectos como los efectos de la inmovilidad que supone estar muchas horas encerrado en un mismo lugar (el hogar), y en el que también se hace vida familiar o personal.

Conversando sobre estos hechos con mis ex-colegas de Norteamérica, me he enterado de que los teletrabajadores que viven en ciudades o lugares muy alejados de la sucursal a la que pertenecen en EEUU, han adoptado una especie de solución que han denominado “Coworking”.

El Coworking consiste en arrendar espacios de trabajo (o cubículos), en donde estos tele-empleados trabajan junto a otras personas (en su mayoría desconocidas), con el fin de “recrear” un ambiente de oficina, y sobre todo, para alejarse del hogar, al que luego de la experiencia inicial, consideran como el peor lugar para trabajar. Terminando así con el mito de que “trabajar en casa es lo mejor del mundo”.

Por cierto, en EEUU la mayoría de teletrabajadores viven en ciudades distintas y distantes a las escogidas como sedes por sus respectivas empresas.

Es paradójico como hemos idealizado siempre el hecho de trabajar desde casa como una experiencia placentera y positiva, siendo que para muchos es todo lo contrario.

Es así como el Coworking se ha convertido en un lucrativo negocio, y actualmente hay empresas que se dedican a crear y gestionar este tipo de espacios destinados aprofesionales en situación de teletrabajo. De hecho han conformado una comunidad y hasta tienen un blog.

¿No les parece curioso que después de tanto empeñarnos en luchar por conseguir que el empleado trabaje desde casa, hayamos descubierto que el trabajador se siente más cómodo trabajando en una oficina?

…¿quién entiende a la especie humana?

Post relacionados:
Felix Peinado

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Mi vieja máquina de escribir y el trabajo en equipo.

Mi vieja máquina de escribir y el trabajo en equipo.

de Liderazgo y gestión de equipos. de alfredus


Hace ya algún tiempo pegué en “Habilidades directivas” una pequeña historia que, a mi manera de entender, es el mejor ejemplo de lo que signifca realmente trabajar en equipo y dice así:

"Aunqux mi máquina dx xscribir xs antigua, funciona bastantx bixn, xxcxpto una dx sus txclas. Sin xmbargo, muchas vxcxs mx hubixra gustado qux funcionara pxrfxctamxntx. xs vxrdad qux cuarxnta y sxis txclas van bastantx bixn, pxro la única qux falla, sx nota considxrablxmxntx. xn ocasionxs, mx parxcx qux nuxstra organización xs como mi máquina dx xscribir. xn xlla no toda la gxntx “clavx” trabaja como dxbx. Puxdxs pxnsar: “Buxno, yo sólo soy uno. No sx va a notar dxmasiado”. Pxro, ya sabxs, para qux la organización sxa xficaz nxcxsita dx la participación activa dx todos sus mixmbros. La próxima vxz qux pixnsxs qux tu xsfuxrzo no xs nxcxsario, rxcuxrda mi vixja máquina dx xscribir y pixnsa: “soy una pxrsona clavx”

Hoy en día sigue plenamente vigente este ejemplo donde se demuestra que se puede lograr el objetivo, por que una persona entre 27 no fastidia todo el trabajo, pero el resultado final queda afectado, y perjudica al producto o servicio sin duda.

Del mismo modo que tengo esta historia de mi vieja máquina de escribir como mi favorita para hablar del trabajo en equipo, tambien tengo mi video favorito que no es ni más ni menos que este…


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EVALUANDO PERSONAS (WARREN BUFFETT)


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EVALUANDO PERSONAS

Al evaluar personas, Ud. debe concentrarse en tres cualidades:
Integridad, Inteligencia y Energía.
Si no tiene la primera, las otras dos lo matarán.

Busque permanentemente gente de valor
que contribuya a crear valor para su empresa.

Lo que Ud. paga por ellos no es un indicador.
Precio es lo que Ud. paga, valor es lo que obtiene.
WARREN BUFFETT,
Financiero: Berkshire Hathaway.








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